Kort svar: Klubben.net skapar kallelser från gruppens träningar och skickar dem automatiskt eller manuellt. Medlemmen eller föräldern svarar ja eller nej direkt från meddelandet. Svaret hamnar genast i ledarens närvaroöversikt.
Från schema till svar i fyra steg
1. Träningarna skapas från gruppens schema
Varje grupp kan ha återkommande träningstider. Därifrån skapas kommande träningar med datum, starttid, sluttid och plats. Ledaren kan justera en enskild träning om något ändras utan att behöva bygga om hela schemat.
Stängda perioder, exempelvis lov eller uppehåll, gör att kallelser inte behöver skickas när verksamheten står stilla.
2. Rätt kallelse går till rätt grupp
När det är dags hämtar systemet de aktiva medlemmarna i gruppen och skapar en personlig kallelse till var och en. Föreningen bestämmer normalt hur många dagar i förväg utskicket ska gå. En enskild grupp kan ha en egen inställning, och ledaren kan även skicka kallelsen manuellt.
- Träningens namn och grupp
- Datum och klockslag
- Plats och eventuell beskrivning
- Personliga svarsalternativ
- Länk till aktuell deltagarlista
- Föreningen som tydlig avsändare
3. Mottagaren svarar där kallelsen kommer
Den stora skillnaden märks hos medlemmen och familjen. De ska inte först ladda ner något, registrera sig och hitta rätt förening. Kallelsen innehåller personliga alternativ för ja och nej. Svaret kopplas automatiskt till rätt medlem och träning.
Det gör tröskeln låg även för en förälder som hanterar flera barns aktiviteter eller en medlem som sällan använder föreningens administrativa system. Föreningens administratörer och ledare har konto – deltagarna behöver det inte för att svara.
4. Ledaren ser läget före träningen
Alla svar samlas i en närvaroöversikt. Ledaren ser hur många som kommer, vilka som har tackat nej och vilka som ännu inte har svarat. Listan uppdateras när nya svar registreras och kan delas som en publik träningsöversikt när föreningen vill det.
Överblicken gör det lättare att planera hall, tränare och övningar. Ett tidigt nej blir användbar information i stället för en tom plats som upptäcks när träningen börjar.
När alla måste använda en app
- Varje person behöver installera och registrera sig
- Glömda lösenord blir föreningens problem
- Notiser kan försvinna i ännu en app
- Nya familjer behöver lära sig ett nytt system
Med Klubben.net
- Kallelsen kommer i en befintlig kanal
- Personliga svar kräver inget medlemskonto
- Ett tryck räcker för ja eller nej
- Ledaren får svaren samlade direkt
Så kommer föreningen igång
- Lägg in gruppernas återkommande träningstider.
- Koppla aktiva medlemmar till rätt grupp och kontrollera kontaktuppgifterna.
- Välj hur långt före träningen automatiska kallelser ska skickas.
- Anpassa vid behov inställningen för enskilda grupper.
- Följ svaren i kallelse- och närvaroöversikten.
Vanliga frågor
Måste medlemmen eller föräldern installera en app?
Nej. Kallelsen kommer i en kanal mottagaren redan använder och kan besvaras direkt, utan en separat medlemsapp.
Behöver mottagaren skapa ett konto?
Nej. Varje kallelse har ett personligt svarsalternativ som inte kräver inloggning eller registrering. Konton används av föreningens administratörer och ledare.
Kan kallelser skickas automatiskt?
Ja. Föreningen väljer hur många dagar före träningen kallelsen ska skickas. En grupp kan ha en egen inställning, och automatiken kan stängas av där manuella utskick passar bättre.
Kan ledaren se vilka som kommer?
Ja. Svaren samlas i en aktuell översikt med kommer, kommer inte och ej svarat.
Vad händer under lov och träningsuppehåll?
Föreningen kan ange stängda perioder så att automatiska kallelser inte skickas då. En enskild träning kan undantas om verksamheten ändå ska pågå.